В современном мире очень востребованными являются конференц-залы, которые специально арендуются для большой аудитории слушателей. Предназначаются такие помещения для проведения специальных семинарских занятий, круглых столов, заседаний, а потому должны быть хорошо оборудованы.
Для чего нужен конференц-зал
Всегда конференц-залы арендуются для проведения деловых встреч. Чтобы ничто не нарушило ход конференции, к таким залам предъявляются повышенные требования. Подобные мероприятия проходят довольно длительное время, поэтому имеет значение, насколько профессионально оборудованы помещения, в которых они проводятся. В таких условиях целесообразнее проводить совещания, презентовать бизнес идеи, демонстрировать мастер-классы, вебинары, выставки и др. К любому запланированному мероприятию конференц-залы должны быть готовы в организационном и техническом плане. Это предполагает наличие профессиональной аппаратуры и техники и физические удобства для тех, кто будет присутствовать на встрече.
Какие требования предъявляются при аренде конференц-зала
Чтобы правильно арендовать помещение под конференцию или семинар, нужно определить для себя следующие моменты:
- Сколько человек будет присутствовать на встрече. Для этого стоит примерно рассчитать, что на каждого участника мероприятия должно приходиться около 4 кв.метров площади арендуемого помещения. Наибольшим спросом пользуются средние помещения, рассчитанные на 50 и более человек.Но при необходимости можно арендовать небольшое помещение для маленькой аудитории (от 10 до 30 человек.
- Нужно проверить площадь помещения (от 3 метров в ширину, до 10 метров в длину, до 3 метров в высоту.
- Обеспечить техническую сторону мероприятия (микрофоны, аудио и видео аппаратура, интерактивное оборудование, съемные носители, наушники, удлинители, переходники и пр.) По возможности обеспечить звукоизоляцию, а при проведении переговоров с иностранцами-синхронный перевод.
- Комфортабельность арендуемого помещения (наличие специальных залов для гостей, оборудование лифтом, освещенность, система вентиляции, кондиционеры, трибуна, специальные анатомические кресла, вариативное освещение, необходимая мебель и т.д.)
- Место арендуемого конференц-зала. Если планируется пригласить на встречу гостей из других городов, то целесообразнее арендовать зал недалеко от гостиницы или станций метро. Если такой возможности нет, идеально подходит центр города.
